Datenschutzerklärung

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus einem Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem sowie der Name des Access-Providers

Diese Daten werden in den Logfiles unseres Hosting-Anbieters gespeichert. Eine Speicherung zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung unserer Website sowie der Gewährleistung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, in der Regel nach 6 Monaten.

Hosting-Anbieter unserer Website ist:
Unsere Website wird auf einem Server betrieben, der von Mathias Thunemann Web- und IT-Systeme betrieben und dem Verein zur Nutzung überlassen wird. Die zugrundeliegende technische Infrastruktur (Serverhardware/Rechenzentrum) stellt die STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, bereit.

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Diese sind erforderlich, um bestimmte Funktionen der Website (z. B. Sessions) bereitzustellen und dienen keinerlei Analyse- oder Marketingzwecken. Eine Einwilligung ist für diese Cookies nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch einwandfreien Bereitstellung unserer Website.

Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

Zur einheitlichen Darstellung unserer Website nutzen wir die Schriftarten- und Icon-Bibliothek "Font Awesome" sowie das Framework "Bootstrap". Beide werden vollständig selbst auf unserem eigenen Server gehostet. Es findet keine Verbindung zu externen Servern Dritter (z. B. CDN-Anbietern) statt, sodass hierbei keine Daten an Dritte übermittelt werden.

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Für die Pflege und Aktualisierung unserer Vereinswebsite nutzen wir das Content‑Management‑System „ProcessWire“.

Im Rahmen der internen Website‑Administration werden für bestimmte berechtigte Personen (z. B. Mitglieder des Vorstands oder verantwortliche Redakteure) personenbezogene Benutzerkonten im CMS angelegt. Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Name/Alias oder Spitzname für Artikel
• Benutzername
• E‑Mail‑Adresse
• Passwort (verschlüsselt)
• Protokolldaten im Rahmen der Systemnutzung (z. B. Zeitpunkt von Logins oder Änderungen)

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur technischen und organisatorischen Verwaltung der Website sowie zur Bereitstellung der redaktionellen Funktionen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionalen Website‑Administration).

Die Konten werden ausschließlich den Personen bereitgestellt, die diese zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben benötigen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Die Daten werden gelöscht, sobald das jeweilige Benutzerkonto nicht mehr benötigt wird, spätestens jedoch mit Beendigung der entsprechenden Funktionstätigkeit.

Auf einigen Seiten unserer Website befinden sich Links zu sozialen Netzwerken (z. B. Facebook, X, LinkedIn, WhatsApp).

Diese Links sind reine Verweise auf externe Seiten. Beim Aufruf unserer Website wird keine Verbindung zu den Servern dieser Anbieter hergestellt und es werden keine personenbezogenen Daten an die jeweiligen Dienste übermittelt.

Erst wenn Sie aktiv auf einen solchen Link klicken, verlassen Sie unsere Website und wechseln zu dem jeweiligen Anbieter. Dort gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Dienstes.

Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail-Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/Anfragebearbeitung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen), sofern die Anfrage nicht der Anbahnung eines Vertrages dient.

Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, dies ist für die Daten aus dem Kontaktformular und der E-Mail-Kontaktaufnahme dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Für die Vereinskommunikation nutzen wir einen eigenen E-Mail-Server. Dieser läuft auf einem Server, der von Mathias Thunemann Web- und IT-Systeme betrieben und dem Verein zur Nutzung überlassen wird. Installation, Konfiguration und Administration der E-Mail-Server-Software erfolgen durch Mathias Thunemann Web- und IT-Systeme. Über diesen Server werden E-Mails verarbeitet, die im Rahmen der Vereinskommunikation an uns gesendet oder von uns versendet werden, unter anderem Absender- und Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Nachricht sowie Verbindungs- und Protokolldaten (z. B. Zeitpunkt des Versands bzw. Empfangs, IP-Adresse des sendenden bzw. empfangenden Servers).

Rechtsgrundlage ist je nach Zusammenhang Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung von Anfragen, etwa gegenüber Mitgliedern oder Vertragspartnern) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen und sicheren E-Mail-Kommunikation).

Die zugrunde liegende Serverhardware wird technisch von der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, bereitgestellt. E-Mails werden gelöscht bzw. archiviert, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks nicht mehr erforderlich sind; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtliche Vorgaben für geschäftliche Korrespondenz) bleiben hiervon unberührt.

Für die interne Zusammenarbeit von Vorstand und Vereinsrat betreiben wir eine eigene Nextcloud-Instanz. Diese läuft auf einem Server, der von Mathias Thunemann Web- und IT-Systeme betrieben und dem Verein zur Nutzung überlassen wird. Genutzt werden dabei insbesondere folgende Funktionen:

• Dateiablage und Dokumentenverwaltung
• Nextcloud Talk (interne Chat- und Besprechungsfunktion, ggf. einschließlich Bild- und Tonübertragung bei Videobesprechungen)
• der integrierte Passwortmanager
• der integrierte E-Mail-Client zum Abruf unserer vereinseigenen E-Mail-Konten

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten, sicheren und selbstbestimmten internen Vereinsorganisation).

Die zugrunde liegende Serverhardware wird technisch von der STRATO AG bereitgestellt.

Zugriff auf die über Nextcloud verwalteten Daten haben ausschließlich die Mitglieder von Vorstand und Vereinsrat. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die interne Vereinsorganisation nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch mit Beendigung der jeweiligen Vorstands- bzw. Vereinsratstätigkeit, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zur Verwaltung unserer Mitgliederdaten sowie für die zugehörige Mitglieder-App nutzen wir die Software "MeinVerein" der Buhl Data Service GmbH, Am Siebertsweiher 3/5, 57290 Neunkirchen ("Buhl").

Im Rahmen dieser Nutzung werden personenbezogene Daten unserer Mitglieder auf den Servern der Buhl Data Service GmbH verarbeitet und gespeichert, unter anderem:

• Name, Anschrift, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Geschlecht (für Verbandsmeldung notwendig)
• Geburtsdatum
• Mitgliedschaftsdaten (Beitrittsdatum, Mitgliedsstatus, Beitragshöhe)
• Bankverbindung, soweit für den Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift erforderlich
• Notfallkontakte
• Trainingsgruppe
• Trainingsrelevante Gesundheitsdaten (siehe Abschnitt 11)

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses/der Vereinssatzung) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, z. B. im Rahmen der Beitragsabrechnung).

Mit der Buhl Data Service GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Buhl Data Service GmbH verarbeitet die Daten ausschließlich nach unserer Weisung und ausschließlich zum Zweck der Vereinsverwaltung; eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht.

Weitere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch die Buhl Data Service GmbH finden Sie in deren eigener Datenschutzerklärung unter: https://www.buhl.de/datenschutzerklaerung/

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie Gesundheitsdaten. Im Rahmen des Mitgliedsantrags erfragen wir bei allen Mitgliedern, unabhängig vom Alter, freiwillige Angaben zu:

• chronischen Erkrankungen
• regelmäßig eingenommenen Medikamenten
• bekannten Allergien

Hierbei handelt es sich um Gesundheitsdaten und damit um eine besondere Kategorie personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO.

Zweck der Verarbeitung: Diese Angaben dienen ausschließlich der Sicherheit unserer Mitglieder während des Trainingsbetriebs, insbesondere damit unsere Übungsleiter im Notfall (z. B. bei einem allergischen Schock oder einem gesundheitlichen Zwischenfall während des Trainings) sachgerecht reagieren können.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Die Angabe dieser Daten ist freiwillig und keine Voraussetzung für den Abschluss der Mitgliedschaft.

Einwilligung bei Minderjährigen: Bei minderjährigen Mitgliedern wird diese Einwilligung durch die Erziehungsberechtigten im Rahmen des Mitgliedsantrags erteilt.

Speicherung: Die Angaben werden im Rahmen der Antragstellung digital im Mitgliederprofil in der Vereinsverwaltungssoftware "Buhl MeinVerein" (Buhl Data Service GmbH, Am Siebertsweiher 3/5, 57290 Neunkirchen) erfasst und dort gemeinsam mit den übrigen Mitgliederdaten gespeichert (siehe Abschnitt "Mitgliederverwaltung über Buhl MeinVerein"). Die Buhl Data Service GmbH verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich nach unserer Weisung.

Zugriffsbeschränkung: Der Zugriff auf diese Angaben ist auf den engen Kreis der Personen beschränkt, die diese Information zur Wahrnehmung ihrer Aufsichts- und Sicherheitspflichten benötigen (insbesondere die jeweiligen Übungsleiter/Trainer der Trainingsgruppe sowie den Vorstand), soweit die eingesetzte Software eine entsprechende Rechteeinschränkung zulässt. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.

Widerrufsrecht: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Ein Widerruf richten Sie bitte an [E-Mail-Adresse/Kontakt des Vorstands].

Löschung: Die gesundheitsbezogenen Angaben werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt, spätestens jedoch mit Beendigung der Mitgliedschaft, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Unser Verein ist Mitglied im Brandenburgischen Ju‑Jutsu Verband (BJJV). Für die Organisation von Lehrgängen, Prüfungen und verbandlichen Veranstaltungen nutzt der Dachverband das System „IT4Sport“.

Optionale Mitgliederkonten: Mitglieder können freiwillig ein eigenes Benutzerkonto im System des Dachverbands anlegen, um Lehrgänge selbstständig zu buchen. Die Nutzung ist optional und nicht Voraussetzung für Lehrgangsbuchungen, Verbandprüfungen oder einer Verbandsmitgliedschaft.

Bestätigung der Vereinszugehörigkeit: Für Mitglieder mit eigenem Konto müssen wir als Verein die Zuordnung zum Torakan Ruppin e.V. im Vereinsprofil des Dachverbands bestätigen. Hierbei werden personenbezogene Daten verarbeitet, die im jeweiligen Benutzerkonto hinterlegt sind.

Buchungen durch den Verein: Mitglieder ohne eigenes Konto können Lehrgänge über den Verein buchen. In diesem Fall geben wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten manuell in das System ein. Verarbeitete Daten umfassen insbesondere:

• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Verbandsrelevante Angaben (z. B. Graduierungen, Prüfungsdaten, Startberechtigungen)

Zweck der Verarbeitung: Organisation und Buchung von Lehrgängen, Verwaltung von Prüfungen und Graduierungen, Erfüllung verbandlicher Meldepflichten und Zuordnung der Mitglieder zum Verein

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der Vereinssatzung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen gegenüber dem Dachverband).

Verantwortlichkeiten: Die Daten werden ausschließlich durch berechtigte Vereinsfunktionsträger gepflegt. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb des Systems des Dachverbands, eine Weitergabe an weitere Dritte findet nicht statt.

Weitere Informationen: Die Datenschutzerklärung des Dachverbands bzw. des Dienstleisters IT4Sport finden Sie in deren eigener rechtlicher Dokumentation.

https://bjjv.it4sport.de/legal/data-protection

https://bjjv.it4sport.de/legal/imprint

Als Mitglied im Landessportbund Brandenburg (LSB), im Kreissportbund sowie im Brandenburgischen Ju‑Jutsu Verband (BJJV) sind wir verpflichtet, bestimmte Daten zu übermitteln.

Meldungen an Kreis‑/Landessportbund An die Sportbünde werden ausschließlich statistische Mitgliederdaten übermittelt, insbesondere:

• Gesamtmitgliederzahl
• Mitgliederzahlen nach Altersgruppen
• Mitgliederzahlen nach Geschlecht
• Mitgliederzahlen nach Sportart/Fachverband

Eine Übermittlung personenbezogener Einzelangaben (z. B. Namen, Adressen) erfolgt nicht.

Datenübermittlung an den Fachverband (BJJV / IT4Sport) Für Prüfungen, Graduierungen, Lehrgänge und verbandliche Meldepflichten werden personenbezogene Daten unserer Mitglieder im System des Fachverbandes verarbeitet, insbesondere:

• Name
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Verein
• Graduierungen und Prüfungsdaten
• Lehrgangsbuchungen

Mitglieder können optional ein eigenes Benutzerkonto anlegen, andernfalls nimmt der Verein Buchungen vor und übermittelt die erforderlichen Daten.

Förderanträge für Trainer Für die Beantragung von Übungsleiter‑ und Trainerförderungen beim Landessportbund oder Kreissportbund werden personenbezogene Daten der betreffenden Trainer übermittelt, insbesondere:

• Name
• Anschrift
• Geburtsdatum
• Lizenznummer und Lizenzstufe
• Gültigkeitsdaten der Lizenz
• Einsatzbereich
• ggf. Bankverbindung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen gegenüber Sportbund und Fachverband).

Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht.